PROCESO DE CERTIFICACIÓN

El organismo de certificación deberá asegurarse de que las personas o comités que toman las decisiones para otorgar, mantener, renovar, suspender o retirar y restaurar la certificación; ampliar o reducir el alcance de un sistema de gestión, sean diferentes de quienes realizaron las auditorías. Las personas designadas para llevar a cabo la decisión de certificación deberán tener la competencia adecuada. El organismo de certificación debe registrar cada decisión de certificación, incluida cualquier información adicional o aclaración solicitada al equipo auditor u otras fuentes. Las decisiones de concesión, mantenimiento, renovación, suspensión o retirada y restauración de la certificación; Ampliación y reducción de alcance, son indelegables a personas o entidades externas.

La decisión de conceder, mantener, renovar, suspender o retirar y restaurar la certificación; Ampliación o reducción del Alcance de un Sistema de gestión, será tomada por el COMITÉ DE CERTIFICACIÓN, basándose en las evidencias recogidas en el INFORME DE AUDITORIA, las recomendaciones del equipo auditor y cualquier otra información pertinente. (Por ejemplo, la evaluación por el equipo auditor de la implantación eficaz de las No Conformidades del PAC entregado por el cliente).

CONVOCATORIA: No se realiza convocatoria para constituir al comité de certificación. La finalización de una auditoria (de certificación, seguimiento, renovación, suspensión o retirada y restauración de la certificación; Ampliación y reducción de alcance) y su correspondiente informe / PAC con las recomendaciones del equipo auditor, obliga al comité de certificación a reunirse para tomar una decisión al respecto.

PLAZO: La decisión debe tomarse dentro del plazo máximo de 30 días naturales a partir de la fecha del INFORME de la correspondiente auditoría o de la fecha de entrega del PAC por parte del cliente.

QUORUM: El comité de certificación puede constituirse para tomar sus decisiones con la mayoría absoluta de sus miembros.

REGLAS DE FUNCIONAMIENTO: los miembros del comité constituido, tomarán sus decisiones según las siguientes reglas:

1. Cada miembro del comité tiene derecho a 1 voto.
2. Por mayoría absoluta, es decir mayor al 50% de los votos, teniendo en cuenta que la cantidad de miembros será impar y que la votación de cada miembro no admite abstención.
3. Cuando haya discrepancias en las opiniones, aún habiendo conseguido la mayoría requerida, se deben registrar las posturas divergentes, ya que la retroalimentación de esta acción es una oportunidad de mejora para la toma de decisiones futuras. Puede ser que una opinión descartada en el presente, sea la más oportuna en el futuro.

REGISTRO: En la plataforma documental y digital de VERUM quedarán registradas en las respectivas ACTAS DEL COMITE DE CERTIFICACIÓN, las decisiones tomadas por los miembros del comité de certificación para cada auditoría.

CONCLUSIONES: Los miembros del comité de certificación deben arribar sus conclusiones y decidir sobre la concesión, mantenimiento, renovación, suspensión o retirada y restauración de la certificación; Ampliación o reducción del alcance, teniendo en cuenta:

1. El control de los aspectos auditados en el sistema de gestión,
2. Los hallazgos de auditoria del informe, detectados por el equipo auditor.
3. Las recomendaciones realizadas por el equipo auditor,
4. Cuando aplique, la evaluación por el equipo auditor de la implantación eficaz de las No Conformidades del PAC enviadas por el cliente.

DECISIÓN: La decisión del comité de certificación surge por la mayoría absoluta de la votación de los miembros del comité constituido.

​El organismo de certificación debe mantener registros sobre la auditoría y otras actividades de certificación para todos los clientes, incluidas todas las organizaciones que presentaron solicitudes y todas las organizaciones auditadas, certificadas o con certificación suspendida o retirada.

El organismo de certificación debe mantener seguros los registros de los solicitantes y clientes para garantizar que la información se mantenga confidencial. Los registros se transportarán, transmitirán o transferirán de manera que se garantice el mantenimiento de la confidencialidad.

Los registros de los clientes certificados y los clientes previamente certificados se conservarán durante el ciclo actual más un ciclo de certificación completo.