Proceso de Certificación extremo-extremo

La transformación digital es un reto para las organizaciones que quieran ser competitivas. Supone un cambio cultural que requiere a individuos y empresas experimentar nuevos desafios

El acceso a las tecnologías avanzadas en un derecho de todos. Las Organizaciones que puedan garantizarlo, habrán dado un paso decisivo hacia su crecimiento y hacia la promoción de nuevas y mejores oportunidades de desarrollo a todos sus participantes

Verum fomenta la interacción sinérgica Tecnología / Sociedad, promoviendo un Modelo Innovador para la Certificación de Estándares, basado en un entorno de gestión digital organizado, controlado y medible; capaz de gestionar el proceso extremo-extremo de forma ágil y sencilla, optimizando tiempos, esfuerzos y costes

Gestión de Identidad

Verum presenta una Gestión de Identidad soportada por estándares de la Industria, capaz de gestionar el proceso de Autenticación, Autorización y Acceso, tal que la relación de confianza resulte completamente satisfecha antes de permitir que el solicitante acceda a la provisión de cualquier servicio

Asimismo, administra el concepto SINGLE SIGN ON, garantizando que toda vez que el usuario haya sido identificado y autenticado pueda acceder a cualquier recurso provisto por la Plataforma sin necesidad de tener que identificarse nuevamente

Selección del Proceso a Certificar

La Plataforma presenta un Catálogo de Servicios. Toda vez que el usuario seleccione el Servicio de su interés, accederá a la Ficha Técnica del mismo, en la que encontrará información detallada de su alcance, la evolución del Estándar y las ventajas y beneficios que ofrece su certificación.

La información contenida en la Ficha de Servicio es de carácter público, significa que cualquier usuario se halle o no identificado en la Plataforma podrá consumirla. 

Asimismo, presenta la opción FORMULAR SOLICITUD, que permitirá a aquel usuario que lo requiera, iniciar el proceso de requerimiento del servicio. En este caso, el Sistema solicitará que el usuario se identifique -o se registre, en el caso que no estuviera previamente identificado- al efecto de ser autenticado y de ese modo poder continuar con el proceso 

Solicitud de Servicio

El usuario autenticado estará en condiciones plenas de formular su SOLICITUD DE SERVICIO, completando la siguiente información:

1. Información sobre la organización: Nombre o Razón Social; ID fiscal; Dirección; Representante Legal.
2. El alcance deseado de la certificación; proporcionando información sobre la actividad que desea certificar.
3. Detalles relevantes de la organización solicitante según lo requiera el esquema de certificación específico, entre las que se puede incluir: sus sitios, sus procesos y operaciones, recursos humanos y técnicos, funciones, relaciones y cualquier obligación legal relevante.
4. Identificación de los procesos subcontratados utilizados por la organización que afectarán la conformidad con los requisitos.
5. Si se ha prestado consultoría relacionada con el sistema de gestión a certificar y, en caso afirmativo, quién lo ha hecho

Configuración de Presupuesto

Una vez cumplimentado el formulario de SOLICITUD DE SERVICIO, el usuario solicitante podrá configurar su presupuesto

1. Indicando la cantidad de empleados afectados al alcance deseado de certificación
2. Una vez cumplimentado y validado -tanto la completitud de datos personales como la indicación de personal afectado-, podrá PREVISUALIZAR el Contrato que suscribirá con VERUM
3. Si finalmente desea contratar el Servicio, pulsará CONFIRMAR para desencadenar el proceso de FIRMA DIGITAL del Contrato

Firma Digital del Contrato 

Verum ha integrado la Plataforma de Gestión y Firmado electrónico de documentos más prestigiosa del mundo: DocuSign® Platform para asegurar a todos sus usuarios la administración y registración transparente y confiable de todas sus transacciones

Inmediatamente el usuario haya confirmado su solicitud en el paso anterior, ambas partes, CLIENTE y VERUM recibirán via eMail sendas copias del Contrato para su revisión y firmado digital

Proceso de Pago

Inmediatamente ambas partes hayan procedido con el firmado digital, el CLIENTE recibirá otro eMail conteniendo la Factura correspondiente a los servicios contratados y se desencadenarán los siguientes eventos:

Evento (1) > Botón de Pago

El CLIENTE encontrará habilitado el BOTÓN DE PAGO, tanto en su Quick Panel como en el cuerpo del mencionado correo conteniendo la Factura

Eventos (2) y (3) > Operación de Pago

Pulsando sobre el BOTÓN DE PAGO podrá hacer efectivo el cargo correspondiente a través de la Plataforma Stripe®. Una vez ejecutada la operación, el CLIENTE será inmediatamente informado del estado de la misma

Evento (4) > Habilitación de Entornos

La OPERACIÓN DE PAGO validada desencadenará de forma inmediata la habilitación de dos entornos: a) OFICINA VIRTUAL DEL CLIENTE y b) ENTORNO DE AUDITORÍA

Habilitación Oficina Virtual del Cliente

Inmediatamente concluido con éxito el PROCESO DE PAGO, la Plataforma VERUM habilita el acceso a la OFICINA VIRTUAL DEL CLIENTE. Se trata de un entorno completamente aislado, privado y dedicado donde el CLIENTE tendrá a disposición todo lo que necesite para desarrollar su actividad operativa extremo-extremo

1. Podrá definir su propia identidad corporativa y configurará su perfil de acuerdo a sus preferencias
2. Contará con un Panel de Control -DashBoard- con información actualizada sobre cada una de las operaciones realizadas con VERUM, la clasificación de sus Servicios, las Solicitudes formuladas según su estado, vistas Consolidadas del Gasto... en resumen, toda la información de contexto que necesite para optimizar su gestión
3. Contará con un Repositorio de Gestión Documental en el que se almacenarán todos los documentos involucrados en las diferentes operaciones -Facturas, Contratos, Certificado de Firma Digital...-
4. Contará con vistas consolidadas de tipo CARD de cada una de las operaciones realizadas con VERUM
5. Contará con vistas de detalle, tal que ingresando a la CARD correspondiente obtendrá el DRILL&DOWN de cada uno de los movimientos relacionados con la operación

Habilitación del Entorno de Auditoría

Asimismo, inmediatamente haya concluido el PROCESO DE PAGO, la Plataforma Verum también habilita el acceso al Entorno de Auditoria para llevar a cabo el proceso correspondiente al servicio contratado por el CLIENTE. Se trata de un ambiente digital, privado y completamente aislado; donde CLIENTE y AUDITOR interactuarán durante todo el ciclo de vida del proceso.

1. El Sistema dota de todas las herramientas de comunicación y gestión, incluida el acceso a una Sala de Conferencias
2. El proceso presenta Bloques de actividad a certificar, identificando las premisas a evidenciar para cada caso
3. Ofrece la posibilidad de ejecutar cada premisa en modo on the fly para que el cliente pueda desarrollar la respuesta a cada requerimiento y adjuntar las evidencias documentales que soporten cada uno de sus argumentos
4. Asimismo, desde su vista, el auditor podrá interactuar con el cliente, estableciendo un canal interactivo durante todo el ciclo de vida del proceso
5. Planteará sus recomendaciones, podrá agregar nuevas actividades dependiendo de la necesidad del propio proceso (botón tareas) y finalmente evaluará cada premisa

Gestión de Auditoría

La Plataforma VERUM desplegará el Plan de Actividades de Auditoría que corresponda al Servicio contratado y dotará tanto al CLIENTE como al AUDITOR de las vistas adecuadas para llevar a cabo el proceso

Cada uno de los BLOQUES que conforman el Plan de Auditoría incluirá las premisas a cumplimentar por parte del CLIENTE

El CLIENTE tendrá a disposición un entorno -VISTA CLIENTE- que contará con todas las herramientas para argumentar, describir y explicar como resuelve cada uno de los procesos a cumplimentar, y asimismo, contará también con las herramientas que permitan documentar las evidencias correspondientes

Por su parte, el AUDITOR tendrá a disposición un entorno -VISTA AUDITOR- que contará con todas las herramientas para analizar, auditar y evaluar el cumplimiento de cada una de las premisas argumentadas por el CLIENTE

Ambas partes tendrán a disposición todas las herramientas de comunicación para gestionar el proceso de Auditoría de manera eficiente, incluidas herramientas de comunicación instantánea; y asimismo, un Canal de Vidioconferencia privado dispuesto por la Plataforma VERUM

Cada una de las partes estará informada de cada acción o evento gestionado. Todo movimiento producido por una de las partes será comunicadoa la otra, de manera automática e inmediata, a través del envío de un correo electrónico informando de la operación

Todas las actividades quedarán registradas y estarán disponibles y visibles de manera instantánea en ambas Vistas -CLIENTE y AUDITOR-, como asimismo, la fecha y hora en que cada operación se haya realizado

Informe de Auditoría

El Sistema construye el Informe de Auditoría on the fly, recogiendo escrupulosamente cada uno de los movimientos; que, a la postre, documentarán la actividad al completo

Comité de Certificación

Una vez finalizada el proceso de documentación y evidencias de cada BLOQUE y cuando el Auditor haya evaluado todos los requisitos, indicará la Auditoría como finalizada. Este evento dará paso a la revisión y evaluación final por parte del COMITÉ AUDITOR

Encuesta de Satisfacción del Cliente

La Plataforma VERUM arbitra los medios para asegurarse que el CLIENTE se exprese y deje constancia de sus experiencias a lo largo de todo el Proceso de Auditoría

Al efecto, proporciona el Formulario de ENCUESTA, a través del cual el CLIENTE expone con total libertad sus indicadores de SATISFACCIÓN

Todas las respuestas ofrecidas por el CLIENTE quedan registradas. almacenadas y publicadas sin ningún tipo de intervención por parte de VERUM

Obtención del Certificado

A partir de la recomendación del equipo de Auditoría, y toda vez que el COMITÉ DE CERTIFICACIÓN haya tomado una decisión sobre el otorgamiento de la certificación, la Plataforma VERUM habilita:

1. La descarga del certificado pertinente;
2. La descarga del Manual de Uso de la marca para su uso apropiado;
3. El registro del CLIENTE en el Directorio de empresas certificadas -indicando expresamente el proceso certificado-;
4. Arbitra los medios y un procedimiento -PUBLICACIÓN- para que un tercero pueda verificar la validez y el estado de un certificado

Publicación

Toda vez que el Proceso del CLIENTE haya sido certificado, la Plataforma VERUM habilita:

1. La PUBLICACIÓN del registro del CLIENTE en el Directorio de empresas certificadas -indicando expresamente el proceso certificado-;
2. La aparición del caso CERTIFICADO en los RESULTADOS DE BÚSQUEDA que se practiquen en la Plataforma VERUM

Gestión de Incidencias 

La Plataforma VERUM habilita un canal público -denominado CANAL DE INCIDENCIAS- a través del cual recibir cualquier tipo de QUEJAS, APELACIONES o POSIBLES VIOLACIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA

La información obtenida a través del mencionado canal será tratada como INFORMACIÓN CONFIDENCIAL -de conformidad con la política  de VERUM- y su llegada activará de manera automática e inmediata un protocolo procedimentado de EXPEDIENTE INTERNO, obligándose VERUM a responder al emisor -y subsanar, si ese fuera el caso- a la mayor brevedad